Secretaresse Corporate Communicatie M/V/X

Krijg jij energie van het organiseren van complexe afspraken in volle uitdagende agenda’s? Heb jij oog voor detail en word je blij wanneer de administratie tot in de puntjes is bijgewerkt? Vind je het leuk om nauw samen te werken en een professioneel team met verschillende vragen te ondersteunen? Heb je affiniteit met financiën? Dan zoeken wij jou als versterking van het secretariaat voor Corporate Communications.

Als secretaresse voor de afdeling Corporate Communicatie zijn je dagelijkse taken erg afwisselend. Ze omvatten o.a.:

• Agendabeheer voor onze Manager Corporate Communicatie
• Ondersteuning van het Team Corporate Communicatie (afspraken vergaderingen etc.)
• Voorbereiden van het maandelijkse overleg voor beide teams
• Voorbereiden van netwerkbijeenkomsten
• Ondersteuning van de redactie van de havenkrant
• Correspondentie, telefoonafhandeling, reserveren van vergaderzalen en ontvangst van bezoekers voor de afdeling Corporate Communicatie
• Financiële administratie van de afdeling Corporate Communicatie. Je zorgt ervoor dat facturen tijdig en snel worden verwerkt, zodat een leverancier z.s.m. wordt uitbetaald.
  
  Incidenteel kan je ook worden ingezet op lopende projecten waar ondersteuning nodig is.

De salarisindicatie voor deze fulltime functie (36 uur) bedraagt maximaal € 3.797,30 bruto per maand en is afhankelijk van opleiding en ervaring inclusief een persoonlijk keuzebudget van 19,6%; (opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget van (0,97%).

Het opgebouwde persoonlijke keuzebudget kun je bijvoorbeeld tussentijds (gedeeltelijk) laten uitkeren en/of inzetten om een fiets te kopen, extra pensioenstortingen bij het ABP te doen of extra verlofuren aan te kopen.

Daarnaast kennen we een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. een reiskostenvergoeding en een pensioenopbouw via het Pensioenfonds ABP (Havenbedrijf Rotterdam kent een middelloon-stelsel, waarbij zo"n 70% van de premie door de werkgever wordt vergoed).

Bij het Havenbedrijf werken we hybride, je bent minimaal 60% van de tijd op kantoor en voor ons team is vrijdag een vaste kantoordag.

De hoofdafdeling Communications & External Affairs bouwt samen met havenpartners aan een eenduidig, sterk merk (branding) en het verbeteren van de overkoepelende reputatie van het Havenbedrijf en de Rotterdamse haven. De versterking van de internationale concurrentiepositie en de ‘license to operate & grow’ staan hierbij centraal. De afdeling doet dat in samenspraak met veel interne afdelingen maar ook met externe partners. Communications & External Affairs bestaat uit 4 subteams: Marketing Communications, Corporate Communications, Hospitality & Events en External Affairs.

De afdeling wordt ondersteund door een secretariaat van vijf collega’s. Zij bieden secretariële ondersteuning en zijn onder andere verantwoordelijk voor de (project-)administratieve werkzaamheden op het gebied van personeel en financiën (inkopen) en documentbeheer. Elke collega is aanspreekpunt voor één van de teams, maar bij drukte of afwezigheid wordt het werk onderling verdeeld. Je bent in dit geval aanspreekpunt voor het team Corporate Communicatie.

In deze functie werk je voornamelijk zelfstandig. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen.

Als secretaresse van het team Corporate Communicatie ben jij sterk in plannen. Je zorgt ervoor dat de verschillende agenda’s en planning realistisch zijn, weet de juiste prioriteiten te stellen en vooruit te denken. Daarnaast kun je ook goed verwachtingen managen en kun je aangeven wat jij wel en niet kunt oppakken.

Je hebt ervaring, interesse en vindt het leuk om je met de financiële administratie bezig te houden en zorgt graag voor structuur in het financieel overzicht. Je bespreekt dit op regelmatige basis met de Manager Corporate Communicatie.

Je bent van nature dienstverlenend ingesteld en er op gericht om anderen te ondersteunen in het halen van gestelde doelen en resultaten. Je helpt graag collega’s en of klanten door (proactief) zorgen uit handen te nemen. Je kunt creatief en oplossingsgericht werken om je collega’s zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen.

Omdat je onderdeel uitmaakt van een pool van secretaresses vinden wij het belangrijk dat je naast zelfstandig kunnen werken ook een teamspeler bent, waarbij je op elkaar kunt bouwen en op elkaar terug kunt vallen bij werkdruk of verlof. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en jullie gezamenlijke of individuele doelstellingen.

Binnen de afdeling werken wij met Microsoft Office: SAP, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, ervaring en kennis met deze programma’s vinden wij belangrijk. Daarnaast beheers je de Nederlandse en Engelse taal.

Mocht je na het solliciteren uitgenodigd worden op selectiegesprek, zal dit fysiek plaatsvinden op ons WPC kantoor. Er kunnen meerdere selectiegesprekken plaatsvinden.

Een integriteitsonderzoek en online screening maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf deze screening uit.