Secretaresse Environmental Management

Als Secretaresse bij Environmental Management ben jij van onschatbare waarde voor het behalen van onze successen! Samen met je twee collega’s geef je vorm aan het secretariaat en ondersteun je het management en de medewerkers van twee van onze afdelingen

Als onze secretaresse ben je samen met twee collega"s de drijvende kracht achter het secretariaat, waarbij je nauw samenwerkt met collega"s om de afdeling Environmental Management te ondersteunen. Je richt je voornamelijk op de afdeling Network Planning en Capacity, en Environmental Strategy & Data, maar jouw expertise wordt ook regelmatig elders binnen Environmental Management gevraagd.

Als onze secretaresse draag je bij aan de optimale bereikbaarheid van onze afdeling en help je managers met hun agenda beheer. Hierdoor ben je een essentiële schakel in het succes van onze afdeling. Je hebt een afwisselde takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continu de juiste prioriteiten weet te stellen.

Je maakt complexe afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden. Je werkt daarbij onder andere met SAP om te zorgen dat processen efficiënt verlopen en onze partners tijdig kunnen factureren.

Een veelzijdige functie waarin je wordt gewaardeerd voor je continu inzet en betrokkenheid! Geen dag is hetzelfde. Een moderne werkplek op een van de mooiste locaties van Rotterdam, in een havenomgeving die continu verandert.

Samen met je collega"s maak je elke dag impact op het succes van onze afdeling. Je draagt daarmee dagelijks bij aan duurzaamheid, milieu, veiligheid en bereikbaarheid van de Rotterdamse haven en de omgeving!

• Het startsalaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 2914- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot maximaal € 3642- bruto per maand.
• 36-urige werkweek;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen. Jij slim, wij allemaal slimmer.
• Reiskostenvergoeding voor auto en/of OV-abonnement;
• We dragen bij aan jouw vitaliteit o.a. door korting te geven op jouw sportschool-abonnement (BFNL aangesloten) en fruit op de werkplek beschikbaar te stellen;
• Een persoonlijk keuzebudget van 19,6% boven op je bruto maandsalaris (opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget van 0,97%. Dit opgebouwde budget kun je tussentijds (gedeeltelijk) laten uitkeren en/ of inzetten om een fiets te kopen, extra pensioenstortingen bij het ABP te doen, extra verlofuren aan te kopen of opleidingskosten (niet functie-gerelateerd) of loopbaanadvies fiscaal vriendelijk te laten verrekenen;
• Goede pensioenregeling bij het ABP (middelloon-stelsel, waarbij zo’n 70% van de premie door ons wordt vergoed);

Met ruim vijftig collega’s werken we aan actuele thema’s die ertoe doen, zoals de ruimtelijke ontwikkeling, bereikbaarheid, geluid, stikstof, circulaire economie en duurzaamheid. Iedereen vanuit zijn of haar expertise. We gaan elke dag naar huis met het gevoel dat je bijdraagt aan een betere leefomgeving voor iedereen.

De hoofdafdeling Environmental Management bestaat uit 4 afdelingen:

• Network Planning & Capacity;
• Environmental Strategy & Data;
• Permits & Advice;
• Environmental Policy.

De komende jaren staan in het teken van transitie en het verduurzamen van de Rotterdamse haven. Tegelijkertijd staat de bereikbaarheid van de haven onder druk door veel en grootschalig onderhoud aan wegen en spoor en verwacht een kritische omgeving veel van de haven en het Havenbedrijf als het gaat om zaken als milieu en kansen voor woningbouw. Binnen deze context zijn wij verantwoordelijk voor beleid en advies op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, milieu en bereikbaarheid.

Binnen onze afdeling kun je alle kanten op. Inhoudelijke verdieping en ontwikkeling. Is er een bepaald thema waarin jij wilt uitblinken, dan kijken we daar graag samen met je naar. Maar ook ontwikkeling in de breedte is mogelijk. Jij slimmer. Wij slimmer!

Als secretaresse werk je zelfstandig en ben je flexibel in je werktijden. Binnen no-time maak jij je onmisbaar voor onze afdeling én organisatie. Daarnaast:

• Heb je minimaal een mbo-opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, secretariële/administratieve richting) afgerond en 3-5 jaar werkervaring.
• Beheers je Microsoft Word en Outlook goed en het is handig dat je met SAP, Microsoft Excel en Powerpoint over weg kunt.
• Ben je bekend met het aanvragen van inkooporders en het inboeken van facturen.
• Spreek je goed Nederlandse en Engelse.

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:

• Effectief communiceren: Je verstrekt tijdig relevante informatie, zowel mondeling als schriftelijk, en toont respect naar anderen toe.
• Kwaliteitsfocus: Je houd je aan gemaakte afspraken, werkt zorgvuldig en zet je waarneembaar in om een goed resultaat neer te zetten.
• Klantgerichtheid: Je luistert goed en vraagt door bij onduidelijkheden, houdt betrokkenen op de hoogte, neemt graag verantwoordelijkheid om problemen op te lossen en handelt integer door zorgvuldig de belangen af te wegen.
• Verandervermogen: Je blijft onder druk effectief en je staat open voor verandering en nieuwe inzichten. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden en werkwijzen.