Junior Secretaresse Ship Management Department (SMD)

Als Jr. Secretaresse Ship Management Department (SMD) Crew ondersteun je samen met een team van 3 (ervaren) collega"s de manager van de Crew afdeling met alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Het betreft een afwisselende functie waarin veel ruimte is om zaken zelfstandig op te pakken.

Als Jr. Secretaresse ben je een echte aanpakker en is geen dag hetzelfde. Je verleent algemene administratieve ondersteuning aan het team en bent verantwoordelijk voor het agendabeheer. Wanneer de manager op reis gaat, draag je zorg voor het regelen van de reisbescheiden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• Het verwerken, distribueren en archiveren van de inkomende en uitgaande correspondentie;
• Het boeken van vergaderfaciliteiten;
• Het (gedeeltelijke) beheer van het Document Management Systeem;
• Mede ondersteunen van events als onderdeel van de jaar agenda voor de afdeling crew.

De afdeling SMD beheert alle schepen en equipment van Van Oord. Deze afdeling bestaat dan ook uit ongeveer 2.500 medewerkers die over de hele wereld aan het werkzaam zijn. Jouw standplaats zal ons kantoor in Rotterdam zijn.

Jij bent een collegiale, flexibele Jr. Secretaresse met een open en dienstverlenende instelling. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, bent accuraat en proactief. Je durft beslissingen te nemen en bent een organisator die vooruitkijkt. Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie op deze vacature!

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding;
• Minimaal 1 jaar recente ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een grote, internationale organisatie;
• Beschikbaarheid voor minimaal 36 uur per week;
• Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift;
• Technische affiniteit is een pre.

Wij bieden je een functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan onze missie ‘building a better world for future generations’. Daarnaast bieden wij je:

• Een salaris dat aansluit bij jouw verantwoordelijkheden en ervaring;
• Aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€ 0,31 per km)- en thuiswerkvergoeding (€2,15- per dag);
• Aanvullende toeslagen voor het werken aan boord / op projectlocaties in het buitenland;
• 32 vakantiedagen (waarvan max. 7 collectief);
• Variabele bonus, o.a. afhankelijk van het ondernemingsresultaat;
• Een aantrekkelijke pensioensregeling;
• Optie tot collectieve zorgverzekering (Van Oord betaalt je aanvullende pakket);
• Flexibele thuiswerkregeling; op fulltime basis kan je 2 dagen thuis werken;
• Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief een zeer uitgebreide online academie via Goodhabitz;
• Communities om lid van te worden, zoals: Young Van Oord, Van Oord Women en de Van Oord personeelsvereniging;
• Verschillende evenementen en sportactiviteiten, o.a. wintersport, zeilweekend, wielrennen en motorrijden.